一、社会保险档案的构成

     社会保险档案是社会保险业务经办中所产生的具有保存价值的文件和资料，主要包括社会保险业务档案和数据库数据档案以及文书档案、会计档案等等。参保人员从办理参保手续到离退休以及中间失业等享受社会保险的各项待遇，要经过诸多环节，产生包括参保登记、缴费申报、基金征缴、待遇审批、关系转移、养老金发放等大量社会保险档案资料。

 

二、社会保险档案管理的重要性

     社会保险是国家通过立法的形式，由社会集中建立基金，以劳动者在年老、患病、工伤、失业、生育等丧失劳动能力的情况下能够获得国家和社会补偿和帮助的一种社会保障制度，它保护劳动者身体健康，保障其基本生活。在办理社保业务过程中产生的大量社会保险档案，来源于社会保险实践又服务于社会保险实践，涉及到每一个参保人员的切身利益，具有不可或缺的基础地位和举足轻重的重要作用。如果忽视社会保险档案管理工作，缺乏系统的档案管理机制和管理手段。那么，社会保险基金安全就不会得到有效保障，广大参保人员提供优质服务就难以实现，广大参保人员的合法权益就有可能受损害，社会保险也就无法得到科学发展。

三、目前社会保险档案管理存在的问题

    1.缺乏统一的社会保险档案管理法规，管理不统一。

     目前关于社会保险档案管理的文件的法律标准还不完善。有的地方社会保险部门连一个固定的档案室都没有，各类档案被分割保管、分室存放，即使有固定的档案室的，在馆库建设也大多不完全符合国家《档案馆建筑设计规范》规定，不具有防震、防盗、防火、防潮、防高温、防有害生物和防污染等安全设施，更别说采用先进技术和设备保管档案了。由于工作任务重，人手紧张，大多数社保机构也没有配备专职档案管理员，造成了社会保险档案管理无序以及程度不同的流失。存在这一问题的主要原因就是缺乏有效的档案管理法规，没有相关制度的约束。

    2.社会保险档案保存方式落后。

     目前，除了社会保险数据库数据档案以磁介质、光盘和移动硬盘等计算机手段定期备份保存外，大量的社会保险业务档案、文书档案和会计档案仍采用纸质线装保存的传统档案保存方式。由于参保人员众多而且社保档案资料又需保管一生，因此档案量巨大，占用了大量库房空间，同时为提高存储环境，避免可能造成纸张受潮、虫蚀以及火灾等灾害，每年又要投入大量档案保管经费，管理成本高。而且传统的纸张保存时易损坏，如纸张易黄、易粘、易脆，有些档案资料因查询次数频繁而不可避免的存在原件受损甚至遗失等。纸质资料一旦损毁就无法恢复，就有可能影响参保人员的社会保险权益，万一有社会保险争议发生，就没有了原始依据，不管是对社保机构还是对参保人员来说都有可能带来难以估量的损失。

    3.社会保险档案管理手段落后，跟不上社会保险制度改革的快节奏。

     目前社保机构已经普遍使用计算机对社保档案进行管理，但其大多数是基于目录级的管理，即对社保档案按一定规律编制目录，在查询时先通过目录检索，但文档资料本身仍以纸张形式存在，最后仍需靠手工翻阅纸张原件，有时查询档案需花费几个小时甚至一天的时间在档案室查找，不仅耗时、耗力、速度慢，而且利用非常不便，并没有解决传统纯粹纸张化文档资料管理所固有的成本高、效率低、原件容易损毁等问题。随着社会保险改革步伐的加快，参保的人数和范围日趋扩大，社会保险业务量和档案数量也在与日俱增，目前这种档案管理依靠手工操作的陈旧手段以及管理方式的己远不能适应改革的要求。

    4.社会保险档案信息开发利用率低，浪费了大量信息资源。

     社会保险档案的信息开发利用，就是对档案中蕴藏的有价值的信息进行开采和发掘，为参保人员提供优质服务，为领导决策提供有利的佐证。这些真实地记录了各级社会保险经办机构从事社会保险管理工作的过程以及庞大参保人员各种基础信息的社会保险档案，本可以为当前社会保险制度改革提供大量参保缴费等信息和统计数据，但由于社会保险目前这种档案管理方式仍停留在“初级”阶段，只能简单应付一些查询，不能有效地综合开发社会保险档案的信息资源，档案信息利用率低，没有起到社会保险档案的信息开发对推动社会保险改革所应起的重要作用。

四、社保档案数字化管理方案

    1.建立社会保险数字档案。

      建立社会保险数字档案，将原来以纸质形式保存的社会保险档案，通过专用设备进行扫描和电子化加工存储在计算机和光盘中，用微机对档案资料进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为数字形式的二次文献信息，以计算机、数据库和网络为基础实现数字化全息档案综合管理，使档案资源共享化、信息传输网络化和服务对象广泛化。相对传统纸质档案，通过档案室案卷内各种文本来提供服务的手工管理办法，社会保险数字档案更具有存储量大、检索方便、安全、高效率、便于利用、管理成本低等显著优点。

     社会保险档案数字化以后，可对原纸质档案资料真空打包，专门存放，普通查询，只需通过网络查阅其电子文本即可，对于极其个别必须查阅其纸质原件资料的，再开包查阅。这样就最大限度地降低了手工翻阅纸质原件的频率，减少了档案资料磨损和丢失的机会，对档案资料实现了最大限度的保护。

    2.对社会保险数字档案实行数字化管理。

     社会保险档案数字化以后，就要采用相应软件对其进行数字化管理，实现网络查询，可以对档案内容进行智能检索，直接从网络上方便快捷地查询、调阅档案;实现档案的自动快速编目，自动编出各种目录和索引;实现档案及档案信息的自动检索;实现对档案资料的快速统计，如对档案的分类统计、综合数字统计、相关信息资料统计等等。


     日益庞大的社会保险档案以准确、翔实、完整和珍贵的记载，通过数字化管理，就可以安全、高效地管理档案信息并能满足快速查询的需求，就可以大力开发利用其信息资源，提高档案利用的效率，使其潜在价值向现实价值的合理转化，为参保人员提供优质服务，为各级部门提供决策依据，发挥社会保险档案在经济建设、管理中的作用，推动社会保险制度的科学发展。

   3、融品影像数字化系统简介

 

整个系统包括档案数字化扫描、档案管理应用二大部分

　 档案数字化扫描加工：将纸质的档案文件转化成图像文档和索引信息，建造和更新数据库。

　 档案管理、应用：主要完成检索人信息登记、档案的检索、调阅与打印输出。档案管理系统实现了业务资料实物档案的管理，将电子影像所对应的实物按照管理策略进行整理存放，并作登记录入，实现在查阅电子影像后可直接定位到档案实物所保存的位置。

 

档案文件的扫描   
    使用高速文档扫描仪及扫描软件对档案文件进行电子化扫描，并优化电子文档图像，扫描过程中设置如自动倾斜校正、自动去污、自动分文件等批处理功能。在由系统自动处理功能的同时，扫描人员也可根据原件的实际情况做相应的调整，如超大页面的处理、纸张颜色深浅及薄厚的处理、扫描时可根据不同原件的情况，调整图像的分辨率、阀值、明亮度以及扫描方式和扫描速度，确保扫描图像质量清晰方便系统检索、存储等应用。   
   

图像处理   
    融品数字化系统采用自动化处理和人工处理相结合的方式，确保图像信息的质量。   
    （1）污渍、黑边、偏斜处理   
    （2）全文字面的扫描密度       
    （3）多种图像格式导出功能（如导出TIFF、PDF、JPEG、BMP等格式）

丰富的档案数据检索手段
　　 可根据档案基本内容进行快速检索，如患者姓名、性别、年龄、出入院日期、诊断ICD编码等；
　　 还可根据档案首页全部内容进行精确检索，如手术编码、单病种、病理诊断、院感、各项费用等等；
　　 支持多条件组合检索、模糊检索、通配检索等丰富的检索手段；
　　 支持模版查询，用户可将常用的查询建立为模版，重复使用，方便快捷；

　　人性化的档案阅读辅助
　　 灵活的档案内容筛选功能，可自动过滤页面；
　　 灵活档案页控制：前后翻页、图像旋转、图像缩放、图像局部放大、图像拖拽；
　　 支持多种档案页排列顺序及自定义排列顺序，适合各类读者；

 

图像导入到系统数据库进行历史性存储。