企业是从事生产、流通、服务等经济活动，以生产或服务满足社会需要，实行自主经营、独立核算、依法设立的一种盈利性的经济组织。在现代化的城市建设中，企业业务的飞速发展，企业的实力的不断壮大，都和高效的办公效率有直接的关系，简便、高效、快捷的办公在不断提高企业的核心竞争力。
　　
　　 企业的管理理念与IT的管理方法相结合，不断的提高企业的发展速度，在正个企业IT管理框架中，文件及时、快速的传递是比较重要的组成部分之一。

 

二、目前企业资料信息管理现状

 

企业的档案是十分珍贵与保密的，特别是民营企业，一些重要档案的私有性和保密性要求十分严格。目前大多数企业对企业的档案采用传统式的保管方法：即：纸质文件物理保存。这种传统式的保存方法已经不适应经济飞速发展的今天，纸质档案灵活利用的不便性阻碍了企业业务发展，另外在安全性上还存在很多弊端，主要表现在：

1、企业在获得有价值的业务文件资料时，往往是工作人员以手动录入的方式进行资料的整改，不仅浪费大量的时间和精力，也直接影像了各个部门的办公效率。

2、查询效率低，查询频繁，劳动强度大。在各部门之间业务衔接的流程中，查询单据文件和档案材料时，工作人员要经常往返于各部门和库房之间，特别是业务文件信息，若出现在查询时找不到“负责人”的情况，“干等”不仅浪费了企业的时间还给企业的发展带来无形的阻力。

3、文件安全性得不到保证。由于直接对原始资料查阅，不能避免查询人员对原件的毁坏、涂改。

 

 

企业文件数字化方案主要包括文件电子化、管理、应用三个部分。企业资料信息管理方案必须要和企业的业务系统相结合，首先各部门要对工作中的文件资料进行整合（如：财务资料、人事档案资料、合同文件、设计图纸、设备管理资料、重要文件等），通过对各部门资料文件的数字化，来实现安全存储管理并达到配合业务发展的需要。

 

 

使用高速文档扫描仪及扫描软件对案卷文件进行电子化扫描，并优化案卷电子文档图像，扫描过程中设置如自动倾斜校正、自动去污、自动分文件等批处理功能。在由系统自动处理功能的同时，扫描人员也可根据原件的实际情况做相应的调整，如超大页面的处理、纸张颜色深浅及薄厚的处理，确保扫描图像质量清晰方便系统检索、存储等应用。 

图像处理：融品数字化系统采用自动化处理和人工处理相结合的方式，确保图像信息的质量。   
    （1）污渍、黑边、偏斜处理   
    （2）全文字面的扫描密度处理  

    （3）导入识别系统，进行word文档编辑。
    （4）多种图像格式导出功能（如导出TIFF、PDF、JPEG、BMP等格式）

检索查询及存储：通过图像处理后，建立文件检索、影像管理、影像查询等模块，直接输入检索的字段,即可检索到该文件.方便查找。图像导入到系统数据库进行历史性存储。

2、企业数字化系统管理、应用环节

　　企业数据化管理系统由系统管理端（企业决策人）、客户端（使用人）二部分构成；其中系统管理端建立系统组织机构，设立各部门的系统管理员及管理员对数据的管理、调阅权限等。客户端则是按照管理端设定的访问权限，在业务工作中快速得到上级指示，快速查找、调用业务需要的数据，并快速进行需要数据的打印及统计等工作。

 

（1）简化了工作强度，提高了工作效率。
（2）加快了文件的流转，提高了资料及时性的关键价值。
（3）减少纸张消耗和人员的管理成本。
（4）减少员工之间误会、矛盾的产生。

（5）使用成本低、简单入手、灵活操作。