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档案数字化管理解决方案
一、档案的定义
档案是人们从事社会实践活动所产生的凭证，是直接形成的历史纪录。具有历史再现性、知识性、信息性、政治性、文化性、社会性、教育性、价值性等特点。随着社会的发展，无论在国内还是国外它的保存价值都给予了高度重视。
二、目前现状
传统的档案保存方式一直采用物理式保存，即：柜架式纸张保存和目录式管理方式，不仅占用了大量的物理空间，而且管理成本很高，保管时易损坏（如纸张易黄、易粘、易脆），不具备永久保存的条件。在查阅、利用等应用环节非常不便，远远满足不了信息化社会的应用。目前虽然使用了电脑系统管理档案，但大多数都是基于档案的基本管理，即：目录管理，文件本身仍是以纸张的形式存在，其管理、查询与利用仍延续着传统的模式，没有解决传统档案文件管理成本高、管理繁琐等实质性问题。在其安全性上仍有很多不可预测的危险因素存在，如存放空间湿度、蚊虫以及氧化腐蚀、火灾等不可预知的情况。并且在反复应用过程中，不可避免造成纸张随坏、遗失等损坏。并且每年还需要大量的资金来运行管理。建立一套完整、安全的信息化管理体系已是目前档案行业的首要任务之一。
三、解决方案
使用高速文档扫描仪及扫描软件对纸质文件进行电子化扫描，然后通过软件系统对电子化的档案进行整体管理，其中包括： OCR识别、文件智能录入管理、检索编辑等环节，整理好的电话信息进行数据库存储、备份，实现电子化信息简便应用、管理并永久保存的功能。基本工作步骤如下：
1、档案分类整理
档案分类整理是指将文档进行分解整理，包括原件的拆卷、起订、粘贴页撕开，页号编写有误的重新编号。并按扫描后的电子文件组织形式进行重新分类，以便扫描时的批次处理。
2、档案交接
分类整理后的档案按时间先后或其他分类项顺序提出、提卷时编写档案的页号和需要扫描录入的文件页号及抽取不需扫描的页面，并按实际页数填写详细的档案交接清单，并由双方主管人员签字。
3、标引目录
标引目录为了方便查阅与管理，打印制作档案目录及档案封面，对文字录入的准确性要求较高，但要录的文本域并不是完全统一的在某一页面上，一些文本域要在多个文件中选择，所以录入时需要相关档案管理人员进行指导，制作相应的《文字录入工作说明书》，确保文本域录入的准确率。
4、档案拆分
档案拆分前要对档案进行统一的编号，编制总页号后，要从中选中需要扫描的页面。再一次编制所需扫描的页号，两个页号需用铅笔的颜色或位置区分，以确保档案还原时能够清楚区别和核时页数。
档案拆分时要严格按照要求对不需扫描的页进行标注。
5、档案的扫描
原件的扫描与存储格式完全按照国家档案管理的统一标准要求扫描。扫描人员按照《扫描与处理工作说明书》的要求，填写移交清单（此移交清单是档案拆分人员和扫描人员共同填写）并签字领取，再进行数字化扫描。扫描图像使用先进的图像扫描处理软件，扫描人员可根据原稿质量，对系统进行定义，如自动倾斜校正、自动去污、自动分文件等批处理功能。在由系统自动处理功能的同时，扫描人员根据原件的实际情况做相应的调整，如超大页面的处理、纸张颜色深浅及薄厚的处理、扫描时可根据不同原件的情况，调整图像的分辨率、阀值、明亮度以及扫描方式和扫描速度，确保在扫描图像质量清晰的情况下，使原件完好无损。
图像的分辨率正常情况下为200dpi,如遇字间距和行间距过密、原件本身是复印件等字迹不清楚的情况，可适当增加扫描的分辨率，但要保正图像清晰的同时，又不影响远程查询和浏览的速度。
6、图像处理
融品科技档案数字化系统采用自动化处理和人工处理相结合的方式，确保图像质量的完美。通过校对系统对图像进行校对，确保图像顺序正确、去斑点，在校对时，发现不合格图像及时返回前一工序进行改正。
（1）污渍、黑边、偏斜处理
（2）全文字面的扫描密度
（3）粘帖页与表格
（4）插图
（5）照片页的处理
（6）存储格式与页面空间分辩率：200dpi图像格式：TIFF、JPG储存空间：A4，20-30KB/页
7、质量检验
对扫描处理完成后的图像页进行检验，对档案拆分、扫描、修正、去污、插图、照片的处理以及文本和图像页的匹配等质量进行全面检验。
对文本域录入与文本录入域的标引、文件的页号及页数进行对比，对扫描前图像页的标引与扫描后的图像页的编号与页数进行对比，发现不合格的登记清单并退回上一流程重新处理。
8、挂接、存储
文本域录入和扫描处理检验后的图像成品，由系统自动进行文字图像与系统的匹配挂接。挂接到档案管理系统中后，进行再次的成品验收。
9、案卷整理
档案整理工作严格按照国家档案局规定的相关标准和本单位的实际情况进行有序的整理，安排专人负责案卷合并与整理。
10、档案数字化工厂生产流程图：
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