工商档案是企业在登记注册及经营过程中在工商管理部门所留存的信息、文件、档案的总称。根据内容分为外档、内档。档案科是工商部门的一个只能科室，主要进行工商档案的整理与维护工作，配合相关部门进行档案的查询与传递工作，工商档案是企业的原始记录资料，所以它的管理与保存显得十分重要。

工商局在工作中产生了大量的档案资料，而且档案资料的数量还在不断的增加之中。在日常的工作里，浩如烟海的原始档案给工作带来了极大的不便，人员劳动强度大，档案资料管理困难，而且经常满足不了客户的要求，积压了很多案件的处理。工商局也看到了原有的档案管理的弊病，上至国家总局的领导，下到各个地方工商局都在积极的行动，以改变这目前这种落后的状态，实现档案资料的电子化管理。

目前工商局大多对档案采用传统式的保管方法：即：纸质文件物理保存。传统档案管理方式的弊端在社会飞速发展的今天越来越明显，难以适应现代化的办公要求，具体表现在：

1、查询效率低，查询频繁，劳动强度大。查询文书档案时，档案员要经常往返于档案室前台和库房之间，有的企业档案可能好几卷，份量非常重。为防止丢失，查阅前后都要核对数目。

2、档案安全性得不到保证。由于直接对原始资料查阅，为防止查询人员对原件的毁坏、涂改，要派专人负责陪同。即使发生这种情况，因为没有备份也无从查对，将承担不必要的损失。

3、归档困难。由于资料的变动（增加或更新），以及多卷相关档案同时查询的情况时有发生，不可避免地发生归档错误。一旦出现此类问题，就有可能将十几万卷档案从新整理，牵涉大量的人力、物力。归档的频繁，导致工作人员从事大量的体力工作。

4、管理困难。由于档案都是整卷归档的，有时只能查部分内容，但难免将一些不应查阅的内容被阅，很难控制。大量的纸制文档，只能手工建立索引数据和登记，无法体现出档案状况，缺乏一套对档案出、入库记录和档案变动的管理系统。

融品基业认为工商局的档案电子化管理系统的总体设想为：建立电子档案管理中心，将需保存的各种文档在此有一个科学先进的备份，在此同时，对全部档案进行重新整理，规范档案原件，解决档案管理所存在的问题，使档案管理更有效、更有力，并能成为促进审批、核查等业务工作的有力手段。

1、 使用条码规范和简化档案管理工作，进行有序高效的管理，减少人为地归档和调卷错误，使档案管理水平有一个质的飞跃。

2、 通过高速扫描、图像压缩与处理、海量数据存储、数据库等技术，获取全部档案的电子影像，实施安全的档案备份。

3、 客户通过查询档案的电子影像实现对档案的查询。在此过程中，减少客户与档案原件接触的机会，避免档案原件被调阅人私自涂改、污损或撕毁的危险。

4、 通过使用图形、条码、海量存储等先进的计算机技术实现档案管理电脑化、存储光盘化、信息网络化，并且在此基础上，逐步实现办公业务自动化。

  “融品档案数据化系统”是融品科技根据工商档案管理的实际需求，开发的一套电子化档案管理系统。该系统主要包括档案扫描、数据化应用（档案室窗口查询、远程网络（Web）查询、档案库房管理、档案日志管理）两大部分。

其中客户最为关心的两个部分包括：

如何快速、有序、不损坏历史文件的扫描使客户关心的首要问题，融品科技培养了一批专业的技术团队，一直在工作中发挥着敏捷、高效的数字化特点，从档案的出库、拆分到档案的扫描、质量检测再到最后的档案装订、回库实现流水作业，我们采用专业的技术手段完成易损的（如：档案保存时间长、发黄、易碎、薄纸等）档案数字化工作，在具体实施上，组织管理人员、技术人员和一批扫描设备在工商部门提供的场地上建立临时的数据化中心，按照工业化的方法管理和组织数据中心的运作。投入高速文档扫描仪，用以高速处理档案资料；A3、A4幅面的平板扫描仪若干，处理照片、证书等特殊的资料。还有相应的PC工作站、服务器等硬件设备。有效的保证了档案资料的影像质量，妥善的、迅速的处理工商局的档案资料。

工商局的档案电子化管理系统开始运行以后，档案资料的电子影像保存在计算中心的服务器中，通过网络相应查询请求。不仅可以在各级部门之间实现查询、管理，并且在分局的交易大厅里安装查询终端便可接待客户的查询。